Como analista de dados ou desenvolvedor de BI, colocar um novo produto de dados ou dashboard em produção é sempre um momento satisfatório. Também é tentador pensar que esse é o fim da história, hora de avançar o ticket para Concluído e seguir para a próxima tarefa. Algumas semanas ou meses se passam e você pode se perguntar como seus stakeholders estão utilizando aquele produto no qual investiu tanto tempo. Você pergunta ao time ou verifica as métricas automatizadas de uso, apenas para descobrir que ninguém acessou o dashboard desde a semana em que foi publicado.

Essa é uma experiência frustrante e familiar para muitos profissionais de dados, incluindo aqueles que trabalham para um de nossos clientes, uma organização global de serviços financeiros que busca inovar de formas novas e diferentes. Os desenvolvedores de BI haviam criado um dashboard para acompanhar o desempenho de varejo de um novo produto fundamental para a estratégia de longo prazo da empresa, mas estavam enfrentando dificuldades para fazer com que stakeholders seniores o utilizassem na tomada de decisão. Eles recorreram a nós em busca de orientação sobre como aumentar a adoção do dashboard e, neste post, vou apresentar as principais recomendações que oferecemos.

As perguntas-chave por trás da adoção do usuário

Ao desenvolver um novo produto de dados, há uma pergunta que deve estar no centro de todo o processo de design: Como este produto torna o trabalho dos meus stakeholders mais fácil e ou mais rápido? Para dashboards, podemos dividir essa pergunta em três considerações principais para o usuário final:

Pergunta 1: O dashboard responde às perguntas que eu preciso que ele responda?

Pergunta 2: É fácil para mim encontrar essas respostas?

Pergunta 3: Posso confiar que essas respostas estão corretas?

Se a resposta para qualquer uma dessas perguntas for “não”, a adoção tende a ser prejudicada. Ao utilizar essas perguntas como guia para avaliar o dashboard do nosso cliente, identificamos cinco recomendações principais para aumentar a adoção.

1. Construa seu dashboard com um grupo de usuários-chave em mente

Um dashboard feito para todos é um dashboard que não atende ninguém. Ao tentar atender múltiplos grupos de usuários, você corre o risco de criar um produto inchado, repleto de métricas e visuais que se aplicam apenas a subconjuntos específicos. Com tanta informação dispersa, pode ser difícil para os usuários entenderem se o dashboard responde às suas principais perguntas. Trata-se de um problema relacionado à pergunta 1 e à pergunta 2.

Nosso cliente inicialmente tentou construir um único dashboard para três grupos distintos: o time de Gestão de Performance de Varejo, o time de Finanças e os times de Vendas em campo. Recomendamos que estreitassem o foco primeiro para o time de Gestão de Performance de Varejo, garantindo que o dashboard atendesse às necessidades específicas desse grupo antes de considerar os demais.

2. Entenda as perguntas críticas do seu grupo de usuários-chave

Para projetar um dashboard que realmente atenda seus usuários, você deve primeiro compreender quais perguntas eles precisam responder. Para isso, é necessário conduzir sessões de levantamento de requisitos que explorem não apenas as perguntas existentes, mas também o valor dessas perguntas e seu alinhamento com os objetivos estratégicos. É igualmente importante identificar os pontos de dor no processo atual de obtenção dessas respostas e descobrir perguntas que os usuários ainda não conseguem responder. Tudo isso contribui para atender à pergunta 1. 

A abordagem inicial do nosso cliente foi preencher o dashboard com uma variedade de métricas, visuais e insights disponíveis nos dados subjacentes, sem considerar primeiro sua utilidade. Intervimos para conduzir sessões com stakeholders-chave do time de Gestão de Performance de Varejo. Ao mapear suas perguntas críticas, alinhamos o que precisava ser respondido no dashboard e formalizamos isso em um documento de requisitos para garantir que todos estivessem alinhados.

3. Estruture seu dashboard em torno do fluxo natural das perguntas do usuário

Um dashboard bem estruturado deve seguir um fluxo de resumo > detalhe > granularidade, refletindo como os usuários normalmente processam informações. Considere quanto tempo os usuários têm para interagir com o dashboard:

• Página de resumo: para quem tem pouco tempo, essa página deve fornecer todos os principais insights necessários.
• Página de detalhe: usuários com mais tempo e necessidade de análises mais profundas devem encontrar aqui tudo o que precisam, expandindo o que foi apresentado no resumo.
• Dados granulares: para quem está realizando análises de causa raiz, os dados detalhados devem estar facilmente acessíveis.

Ao estruturar um dashboard em torno do processo de pensamento do usuário, atendemos à pergunta 2.

O time de Gestão de Performance de Varejo do nosso cliente estava acostumado a relatórios manuais em Excel que levavam várias horas por semana para serem compilados. Ao seguir a estrutura descrita acima, conseguimos introduzir visuais de resumo para destacar insights que tabelas sozinhas não conseguiam transmitir, ao mesmo tempo em que preservamos essas tabelas para manter a familiaridade dos usuários finais. Também recomendamos a ingestão de dados granulares no dashboard para permitir que os usuários pudessem aprofundar suas análises quando necessário, aumentando a flexibilidade e reduzindo frustrações.

4. Explique a metodologia desde o início e teste os números do dashboard com rigor

A confiança na precisão do dashboard é fundamental para a adoção. Desenvolvedores e usuários finais devem compreender profundamente a linhagem dos dados desde os sistemas de origem até o dashboard, incluindo quaisquer transformações e filtros aplicados ao longo do caminho. Esse conhecimento é essencial para reconciliar dados e construir confiança no produto final, um ponto relacionado à pergunta 3. 

Sugerimos adicionar uma página introdutória ao dashboard do nosso cliente explicando a linhagem dos dados: fontes de dados, definições das métricas-chave, escopo do dashboard e principais inclusões ou exclusões de dados. Essa transparência aumenta a confiança no conteúdo apresentado. Além disso, alguns desenvolvedores do dashboard não tinham acesso ao data warehouse, o que dificultava a resolução de discrepâncias apontadas pelos stakeholders. Recomendamos conceder acesso de leitura às tabelas upstream para todos os desenvolvedores, permitindo que se familiarizassem com o pipeline de transformações.

Um bom dashboard destaca claramente todas as etapas envolvidas em seu design, incluindo a linhagem dos dados, transformações aplicadas, atualização dos dados e definições de termos, para que os usuários finais tenham confiança no que estão visualizando.

5. Faça iterações com os stakeholders e realize testes de aceitação do usuário (UAT)

Um dashboard nunca deve ser desenvolvido isoladamente dos seus usuários finais. Para aumentar o engajamento e garantir que o dashboard atenda às necessidades reais, os stakeholders devem estar fortemente envolvidos ao longo de todo o processo de desenvolvimento. Pontos de contato regulares permitem que vejam o progresso, forneçam feedback e tenham acesso antecipado ao dashboard, além de garantir que quaisquer riscos relacionados às perguntas 1, 2 ou 3 sejam identificados e tratados desde cedo.

Nosso cliente anteriormente tinha um grupo de trabalho dedicado ao reporte de performance do novo produto, mas ele havia sido desativado recentemente. Recomendamos reativar esse grupo com sessões regulares para demonstrar novas funcionalidades, utilizando um canal no Teams para registrar e responder rapidamente aos feedbacks. Também sugerimos a realização formal de UAT com usuários-chave ao final do ciclo de desenvolvimento, bem como check-ins periódicos após a implantação para garantir que os usuários se sentissem apoiados mesmo após a conclusão da maior parte do trabalho.

Uma abordagem iterativa no design de dashboards que envolve stakeholders em todas as etapas aumenta a confiança e o engajamento dos usuários finais.

A colaboração com o usuário final é a chave para a adoção de dashboards

Ao implementar essas recomendações, nosso cliente já está no caminho certo para reposicionar seu dashboard de forma a atender melhor o time de Gestão de Performance de Varejo. Eles também estão ajustando seu fluxo de desenvolvimento para garantir que as perguntas corretas sejam respondidas e que os stakeholders estejam engajados durante todo o processo. Em última análise, tratar os usuários finais como colaboradores, e não apenas como clientes no processo de desenvolvimento de dashboards, aumenta as chances de que seu trabalho gere impacto real na tomada de decisão da organização.

Na Indicium AI, nosso time de Data Analytics possui ampla experiência na criação de dashboards impactantes e acionáveis, alinhados aos seus objetivos estratégicos, além de apoiar sua organização no desenvolvimento das pessoas, habilidades e processos necessários para se tornar orientada por dados. Entre em contato para saber como podemos ajudar você a alcançar melhores resultados por meio de insights focados e acionáveis e de uma capacidade analítica mais robusta.